Оформить реквизит “дата”.
В соответствии с п. 3.11 раздела 3 ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
 Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

II. Интерактивная деятельность (решение ситуационной задачи)
1. Рассмотрите ситуации, ответьте на вопросы
а) Прошло заседание инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс.руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом.
Какой документ составляется по итогам заседаний комиссий разного рода?
Протокол, который является документом, фиксирующим ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Какие реквизиты должен включать данный документ?
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), название вида документа (протокол), дату заседания, индекс документа, место составления протокола, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, вводную часть текста (состав присутствующих, повестка дня), текст, личную подпись председателя, личную подпись секретаря.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Сколько структурных частей он предполагает?
Текст протокола включает вводную и основную части.
Какие фактические данные должны быть внесены в этот документ?
В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание)
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
По приведенной ситуации во вводной части был бы перечислен состав инвентаризационной комиссии, а в повестке дня стоял бы вопрос рассматрения результатов инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
По приведенной ситуации в основной части было бы указано, что на заседании по вопросу вопрос рассматрения результатов инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов были зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. По итогам голосования принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс.руб.
б) В строительном кооперативе «Стройсервис» был обнаружен факт неправильного использования строительных отходов. При проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длинной свыше 20 см. В распорядительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.
Какой документ позволит регламентировать отпуск строительных материалов?
Приказ – правовой акт (внутренний документ), издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацие. В нашей ситуации это будет приказ по осноной деятельности.
Какие пункты должны быть в данном документе обязательными?
Так как в распорядительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам, то в приказе обязательно должны содержаться пункты, касающиеся данного предложения, а также назначения ответственных лиц за перечисленные пункты.
Сколько должностных лиц должны быть ответственными за исполнение данного документа?
Как минимум двое – заведующий складом будет ответственным исполнителем организации работы по реализации отходов частным лицам, а заместитель директора (например) будет ответственен за исполнение всего приказа.
Какие реквизиты должен включать данный документ?
Приказ имеет следующие реквизиты: Эмблема организации/Государственный герб Российской Федерации; наименование организации/федерального органа исполнительной власти; вид документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.
Сколько структурных частей он предполагает?
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки. Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением.
Какие фактические данные должны быть внесены в этот документ?
На основании заявленного примера в приказ должны быть внесены данные:
— название организации строительный кооператив «Стройсервис»
— в констатирующей части – о проведенной проверке и установлении факта неправильного использования строительных отходов
— в распорядительной части – о приказе заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам
— о назначенных ответственных лиц за исполнение приказа
Кроме того, приказ должен содержать все указанные обязательные реквизиты. В визах обязательно должна присутствовать виза заведующего складом.

2. Составьте и оформите документы, необходимые в данных управленческих ситуациях
Ситуация 1
На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2003 № 27.
12 апреля текущего года директор комбината В.М.Ларионов поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С.Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года.
Начальник планово-экономического отдела Матвеева С.Н. и главный бухгалтер Трошина С.Г. завизировали проект приказа директора комбината.

Эмблема организации

Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ)
Государственное предприятие Московский комбинат по производству музыкальных инструментов и мебели
ПРИКАЗ

г. Москва
12 апреля 2014 год№100-од

О начислении премии по итогам деятельности предприятия по итогам I квартала 2014 года

В соответствии с Положением о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденным Приказом Московского комбината по производству музыкальных инструментов и мебели от 05.01.2003 № 27, ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. до 15 апреля 2014 года произвести расчет размера премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал текущего года.
Главному бухгалтеру Трошиной С.Г. организовать выплату премии согласно утвержденного расчета до 20 апреля текущего года.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Табаренщева А.П.

Директор комбината подписьВ.М.Ларионов

Визы на обороте приказа:
Начальник планово-экономического отделаподписьМатвеева С.Н.
«___»_______2014 г.
Главный бухгалтер подписьТрошина С.Г.
«___»_______2014 г.
С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:
Марков Н.Г. ____подпись____ «____»________2014 г.
Трошина С.Г. ____подпись____ «____»________2014 г.
Табаренщев А.П. ____подпись_____ «____»________2014 г.
Ситуация 2
Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмом за подписью зам.директора департамента Сверчкова А.В. уведомил руководство детского сада № 1586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента.
Исполнителем Васильевой по поручению директора детского сада № 1586 Юго-Западного окружного управления образования г.Москвы, расположенного на проспекте Мичуринском, дом 22 г.Москвы, было составлено письмо, адресованное отделу писем Мэрии Москвы по адресу: г.Москва, ул.Тверская, 13, в котором директор детского сада № 1586 О.А.Абрамова просила разобраться в данном вопросе, мотивируя тем, что в названном районе детских садов осталось мало и не все дети могут посещать детские дошкольные учреждения. Письмо было ответом на полученный документ от Департамент.

Департамент поддержки и развития малого предпринимательства
Синоптиков ул., д. 68
Москва, 111250
Тел./факс (+7495) 367-75-74
E-mail: dapped@mail.ru
http://www. dapped.ru
ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,
ИНН/КПП 7708033140/771001001
20.09.2013 № 3296
На № ______ от___________ Директору детского сада № 1586
Юго-Западного окружного управления образования г.Москвы
О.А.Абрамовой

Мичуринский пр-т, д. 22
Москва, 111000

О изъятии помещений

Департамент поддержки и развития малого предпринимательства уведомляет Вас о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента.

Руководитель Подпись И.В. Грачев

А.А. Сухкова
155 26 56
Документ исполнен, письмо от 28.09.2013 №123. В дело №02-1/2013
Заведующая воспитательной частиПодписьО.С. Васильева
28.09.2013
Детский сад № 1586
Юго-Западного окружного управления образования г.Москвы
Мичуринский пр-т, д. 22
Москва, 111000
Тел./факс (+7495) 256-23-89
E-mail: dc1586@mail.ru
http://www. dc1586.ru
ОКПО 02882796, ОГРН 1027700965693,
ИНН/КПП 7708033987/771000001
28.09.2013 № 123
На № 3296 от 20.09.2013 Отдел писем Мэрии Москвы
Тверская ул., д. 13
Москва, 102150

Департамент поддержки и развития малого предпринимательства
Синоптиков ул., д. 68
Москва, 111250

Детским садом № 1586 Юго-Западного окружного управления образования г.Москвы 22 сентября 2013 года получено письмо Департамента поддержки и развития малого предпринимательства №3296 от 20.09.2013, в которым он уведомлен об изъятии помещения сада для технических нужд департамента.
На основании изложенного, а также в связи с тем, что в Юго-Западном районе г.Москвы детских садов осталось мало и не все дети могут посещать детские дошкольные учреждения, прошу разобраться в данном вопросе.

Приложение: письмо Департамента поддержки и развития малого предпринимательства №3296 от 20.09.2013 на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

Директор Подпись О.А.Абрамова

О.С. Васильева
885 30 58
Ответы на тест по дисциплине «Основы делопроизводства»

студента(ки)_______________________________________________
специальность (направление)________________________________
курс, группа_______________________________________________
форма обучения (очная/заочная)______________________________

№ вопроса Вариант(ы)ответа
1 Б,В,Г
2 Б
3 Б
4 А
5 А,Б,Е
6 Б
7 В
8 А
9 А,В
10 А
11 Б
12 Б
13 В
14 А
15 Б
16 Б
17 В
18 А
19 А
20 А
21 А
22 В
23 Б
24 Б,В
25 Б

Список используемой литературы

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов : утв. Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст // Справочно–правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». – Последнее обновление 06.06.2014.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 // Справочно–правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». – Последнее обновление 06.06.2014.
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты : Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 // Бюллетень Минтруда РФ. – 2004. – №5
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : Учебное пособие / под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Инфра-М, 2013. – 304 с.

Оформить реквизит “дата” В соответствии с п 3 11 раздела 3 ГОСТ Р 6