Компания, где Вам предстоит внедрить систему управления проектами, уже имела подобный негативный опыт. Как вы сможете преодолеть это сопротивление? Что необходимо выяснить перед началом нового внедрения? Предложите краткий план.
Сопротивление внедрению системы управления проектами относится к классическому случаю сопротивлению изменениям. Следовательно, преодолевать это сопротивление необходимо теми же методами, что и сопротивление изменениям.
Во-первых, это выявление сотрудников, которые заинтересованы во внедрении системы управления проектами и привлечение их на свою сторону. В каждой организации есть сотрудники, которые заинтересованы в нововведениях, которым понравилось работать в проектном режиме, ведь он дает возможность получить разносторонний опыт и обеспечить быстрый карьерный рост. На таких сотрудников можно будет опереться, чтобы внедрить проектную систему управления. Они будут выступать проводниками новых идей.
Заинтересованные сотрудники являются членами различных неформальных групп. Поэтому после привлечения на свою сторону сотрудников-новаторов, с помощью их мнения можно будет воздействовать на мнение лидеров неформальных групп, членами которых они являются. Это позволит привлечь часть лидеров на свою сторону. Лидеры неформальных групп являются авторитетными сотрудниками в компании, к их мнению прислушиваются. Поэтому привлечение их в союзники позволит более эффективно внедрить проектную систему управления.
Кроме перечисленных действий необходимо сформулировать выгоды от проектной системы управления и донести их до персонала. В частности, это возможность карьерного роста, получение новых знаний и навыков, приобретение навыков работы в команде, решение наболевших проблем и т.д. Для этого следует собрать информацию об основных проблемах в работе компании и определить мотивацию сотрудников. Формулировка выгод от проектной системы управления, которая продемонстрирует пути решения проблем и задействует основные мотиваторы, позволит преодолеть сопротивление внедрению данной системы.
Хорошей возможностью для преодоления сопротивления изменениям будет внедрение проектной системы управления в тестовом режиме с предварительным обучением. Обучение является одним из самых действенных способов преодоления сопротивления изменениям. В процессе обучения сотрудники смогут освоить навыки работы в новой системе, понять ее эффективность и преимущества. Затем в режиме тестовой эксплуатации сотрудники смогут привыкнуть к работе в проектной системе управления и перестанут воспринимать ее слишком настороженно.
Таким образом, можно предложить следующий план действий:
Сбор информации в компании: имеющиеся управленческие проблемы, мотивы сотрудников, перечень неформальных групп и их лидеров, перечень сотрудников, кто может поддержать внедрение проектной системы управления.
Сформулировать выгоды от внедрения проектной системы управления.
Провести работу и привлечь на свою сторону сотрудников-новаторов, которые будут продвигать внедрение проектной системы управления.
С помощью сотрудников-новаторов привлечь на свою сторону часть лидеров неформальных групп.
Провести обучение сотрудников навыкам и умениям эффективной работы в проектной системе управления.
Внедрить проектную систему управления в тестовом режиме, дать сотрудникам возможность привыкнуть к новшествам.
Проанализируйте любой ваш проект, завершившийся в последнее время. Ответьте на следующие вопросы.
Инициирование проекта, концепция. Можно ли этоназвать проектом вообще? Когда впервые возникла идея проекта? Что послужило причиной? Сколько прошло времени, и какие шаги были предприняты для четкого осознания, что нужно делать в проекте? Существовали ли разные варианты реализации проекта?
В рамках данной работы будет рассмотрен проект «Сокращение дебиторской задолженности». Под проектом понимается целенаправленная деятельность, осуществляемая для удовлетворения конкретных потребностей при наличии внешних и внутренних ограничений и использовании ограниченных ресурсов.
Целью проекта «Сокращение дебиторской задолженности» являлось уменьшение размера дебиторской задолженности на 25% в течение финансового года. Потребность, которая обусловила появление проекта – это обеспечение финансовой устойчивости компании и необходимость исполнения своих обязательств перед поставщиками, налоговыми органами и трудовым коллективом. В качестве внешних ограничений выступают условия работы компании с заказчиками. Если перестать предоставлять отсрочку платежа (отказаться от формирования дебиторской задолженности), то резко упадет объем продаж, а значит и прибыль. Внутренним ограничением проекта является нежелание сотрудников заниматься взысканием дебиторской задолженности, отсутствие опыта компании в этой сфере деятельности. Ограниченными ресурсами являются финансовые и временные. Руководство компании приняло решение сокращать дебиторскую задолженность собственными силами без привлечения профессионалов. Ограничением во времени выступает тот факт, что если не начать реализовывать проект в достаточно короткие сроки, то могла бы возникнуть угроза ухудшений финансового состояния компании.
Впервые идея проекта возникла в декабре 2013 года на подведении итогов года. Согласно анализу бухгалтерского баланса 2013 года, 24% всех активов компании составляет дебиторская задолженность, тогда как кредиторская задолженность – 12% пассивов. Таким образом, дебиторская задолженность составляет внушительную часть активов компании. Исходя из этого, следует признать, что управление дебиторской задолженностью – важная часть краткосрочной финансовой политики фирмы. Ведь отсутствие управления дебиторской задолженностью могло привести к возникновению следующих проблем:
низкая прогнозируемость денежного потока, ведущая к осложнению работы с поставщиками и кредиторами;
формирование «плохих» долгов, которые никогда не будут возвращены компании;
ухудшение финансовой устойчивости компании вследствие осложнения отношений с кредиторами и формирования «плохих» долгов.
Проект начал реализовываться в марте 2014 года. В течение этого времени проблему дебиторской задолженности пытались решить стандартным путем – переговорами с заказчиками. Однако это не дало результата. Более того, под влиянием ухудшения экономической ситуации, дебиторская задолженность увеличилась. В процессе обсуждения проблемы увеличения дебиторской задолженности, стало понятно, что необходимо менять систему работы с заказчиками. Возник вопрос: как сделать это быстро? И тогда пришли к пониманию, что решение лежит в плоскости управления проектами. Была создана проектная группа, назначен ее руководитель, определены цели и бюджет проекта, а также мотивация участников проекта. На основании поставленных целей был составлен план проекта. Он был единственным, сценарный подход не применялся.
Планирование. Как вы осуществляли планированиепроекта? Какие известные нам инструменты планирования вы использовали? Определили ли вы, какие инструменты, оборудование и материалы вам потребуются и где их взять? Планировали ли вы воспользоваться помощью со стороны или рассчитывали только на себя?
Главным содержанием работ по планированию является разработка основных компонент проекта и подготовка к его реализации. В компании осуществлялись следующие действия:
назначение руководителя проекта (финансовый директор) и формирование команды проекта (специалисты финансового отдела, юридического отдела, отдела продаж и бухгалтерии);
установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований участников проекта;
развитие концепции и разработка основного содержания проекта:
конечные результаты проекта (сокращение дебиторской задолженности до рассчитанного максимально допустимого уровня);
стандарты качества (проект не должен привести к сокращению объемов продаж);
структура команды проекта;
основные работы;
требуемые ресурсы.
структурное планирование, в том числе:
декомпозиция проекта;
календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения;
смета и бюджет проекта;
потребность в ресурсах;
процедуры управления проекта и техника контроля;
определение и распределение рисков (основной риск – недостаточное внимание проекту со стороны участников ввиду высокой занятости текущими вопросами).
Таким образом, в процессе планирования использовались следующие методы планирования: декомпозиция проекта, календарное планирование и бюджетирование.
На этапе оценки потребности в ресурсах, был определен перечень необходимых средств, которые потребуются для реализации проекта. В частности, это денежные средства для уплаты государственной пошлины при подаче исков в суд. А также временные ресурсы для внедрения новой схемы работы с заказчиками: до заключения договора осуществляется оценка возможности работы с заказчиком с экономической и юридической точки зрения (анализируется финансовое состояние заказчика и отсутствие исков к заказчику со стороны других поставщиков и государственных органов).
В процессе реализации проекта изначально планировалось обходиться исключительно собственными силами, без привлечения сторонних компаний. Это было обусловлено необходимостью соблюдения коммерческой тайны (не распространять условия работы с заказчиками сторонним компаниям), а также финансовыми ограничениями проекта.
Осуществление. Как только вы начали осуществлять проект, все ли шло согласно плану? Уложились ли вы в бюджет? Закончили ли вы проект вовремя? Выдержали ли вы стандарты качества? Возникли ликакие-либо неожиданные проблемы? Если да, как вы с ними справились?
Проект осуществлялся в соответствии со следующим графиком:
Мероприятие Срок Ответственный
Классификация дебиторской задолженности по срокам и перспективам взыскания Март 2014 Бухгалтер
Специалист отдела продаж
Разработка кредитной политики компании с указанием стандартов кредитоспособности заказчика и методов ее определения Апрель 2014 Финансист
Ранжирование заказчиков Май 2014 Специалист отдела продаж
Разработка методов сокращения дебиторской задолженности (взыскание за счет имущества, факторинг, взыскание в судебном порядке) Июнь 2014 Финансист
Юрист
Специалист отдела продаж
Апробация методов сокращения дебиторской задолженности Июль – декабрь 2014 Финансист
Юрист
Специалист отдела продаж
Оформление методов управления дебиторской задолженностью в регламент работы с дебиторской задолженностью Декабрь 2014 Финансист
В процессе реализации проекта все работы были выполнены, регламент оформлен в срок, проект был осуществлен в рамках бюджета. По итогам реализации проекта целевые показатели были достигнуты (сокращение дебиторской задолженности на 25% в течение финансового года).
Вместе с тем, в процессе реализации возникло несколько сложностей:
сокращение факторинговых операций банками и ужесточение условий;
отказ некоторых заказчиков предоставлять финансовую отчетность для анализа возможности предоставления им отсрочки платежа;
нежелание отдела продаж работать в новых условиях, поскольку это требовало новых навыков и усложняло работу сотрудников.
Решали эти сложности следующим образом:
отказ от факторинга в пользу других инструментов взыскания дебиторской задолженности;
получение финансовой отчетности из публичных источников, изменение методики оценки кредитоспособности заказчиков с уклоном на нефинансовые факторы, репутацию и историю работы с компанией;
обучение сотрудников отдела продаж, изменение системы мотивации сотрудников отдела с постановкой в зависимость вознаграждения от уровня дебиторской задолженности.
Завершение. После завершения проектанужно ли было освобождать и перемещать людей, возвращать инструменты и оборудование, а также избыточные материалы?
После завершения проекта необходимость освобождать и перемещать людей, возвращать инструменты и оборудование, избыточные материалы отсутствовала. Необходимо было лишь провести обучение с сотрудниками по организации работы с заказчиком в рамках регламента управления дебиторской задолженностью в компании.
На этапе завершения проекта была проведена презентация результатов проекта, обучение сотрудников отдела продаж порядку работы с дебиторской задолженностью, команда проекта была распущена, проект официально был закрыт.
Обратная связь. После завершения проекта потратили ли вы время на анализ своей деятельности для того, чтобы понять, какие улучшения можно было сделать в управлении проектом? Если нет, запишите свои идеи по поводу улучшения вашей деятельности.
После завершения проекта его анализ не проводился. Однако его эффективность можно считать высокой, поскольку бюджет проекта был незначительным, а результат в виде сокращения дебиторской задолженности на 25% очень важен для компании и является существенным.
В качестве рекомендации по совершенствованию проекта можно сказать следующее:
необходимо разработать регламент проектной работы, описывающий перечень проблем, которые следует решать методом проектного управления, порядок разработки и осуществления проектов, оценку его эффективности;
очень важно обучить сотрудников эффективному взаимодействию в рамках проектных команд, поскольку на сегодняшний момент проектная работа происходит неэффективно, возникают сложности в коммуникациях, что осложняет процесс реализации проекта и снижает его эффективность;
необходимо разработать процедуру мониторинга хода реализации проекта, что позволит более четко соблюдать график его реализации и своевременно принимать меры по снижению рисков реализации проекта.
2. Если бы директором был я…
Представьте себя в роли руководителя вашей компании. Предполагая знание стратегической цели вашего бизнеса, придумайте несколько идей проектов, которые бы ей соответствовали. Основные требования – максимальная реалистичность с вашей точки зрения как директора, прогнозируемость во Времени, привлекательность, ограниченное число управляемых параметров, определенное начало или окончание. Подготовьте краткое описание инициируемого проекта, уделив внимание жизненному циклу, фазам, шлюзам, ограничениям, параметрам.
Проект сокращения фонда оплаты труда. В современных условиях это актуальный проект, который позволит снизить расходы компании и увеличить прибыль. На этапе разработки необходимо определить направления сокращения фонда оплаты труда: изменение мотивации, снижение окладов, сокращение персонала. Затем потребуется создание проектной команды, которая будет принимать решения об использовании того или иного инструмента. На этапе реализации необходимо будет реализовать меры по сокращению фонда оплат. На этапе завершения проекта – оценить эффективность его реализации. На этапе обратной связи – проанализировать возможные направления улучшения проектной работы.
Запуск нового объекта. Это позволит увеличить выручку и прибыль клининговой компании. На этапе разработки необходимо сформулировать необходимые ресурсы и бюджет проекта: количество персонала, техники, расходных материалов и затраты на их приобретение. Затем бригада запуска как проектная команда запустит объект и передаст его постоянному руководителю объекта (этап реализации). На этапе завершения должна произойти оценка эффективности запуска и передача объекта от руководителя группы запуска руководителю объекта. В процессе обратной связи будет произведен анализ эффективности реализации проекта и разработаны рекомендации по улучшению процесса запуска.
Внедрение новой технологии уборки поверхности, которая позволит сократить персонал за счет использования нового технологичного инвентаря. На этапе разработки необходимо рассчитать эффективность проекта в сравнении с существующей технологией и разработать календарный график внедрения технологии. На этапе реализации необходимо будет заключить договор, затем проектная группа, в которую войдут и поставщики технологии, обучит персонал работе в соответствии с новой технологией. На этапе завершения проекта должна произойти оценка степени владения персоналом новой технологии и оценка ее эффективности с точки зрения окупаемости. На этапе обратной связи необходимо сформулировать рекомендации по дальнейшему совершенствования проектов подобного типа.